來(lái)源：中鼎景宏
監理工程師通知單是項目監理機構在工程建設過(guò)程中向承包單位簽發(fā)的指令性文件，目的是督促承包單位按照國家有關(guān)法律法規、合同約定、施工規范和設計文件進(jìn)行工程施工， 保證工程建設中出現的問(wèn)題(不符合設計要求、施工技術(shù)標準、合同約定等)能得到及時(shí)糾正。
1 監理通知單常見(jiàn)使用誤區
1.1抱著(zhù)應付心態(tài)，流于形式
如“流水賬似的記錄了巡查所發(fā)現的部分問(wèn)題和質(zhì)量缺陷，再加上一句類(lèi)似于“希望予以整改做結尾”，看似完成了任務(wù)實(shí)則是不痛不癢、敷衍應付，給工程質(zhì)量安全埋下了巨大隱患。
1.2抓不住重點(diǎn)，套話(huà)廢話(huà)太多
這些通知單不是一針見(jiàn)血地指出問(wèn)題，而是多用套話(huà)、廢話(huà)和空話(huà)，如“要按設計圖紙、規范標準施工”、“要完善管理、提升施工水平”等，雖然看起來(lái)洋洋灑灑，但可用的信息很少，讓對方看了也不能深刻意識到問(wèn)題所在。
1.3 語(yǔ)義表述模糊，容易產(chǎn)生誤解
如對于具體出現問(wèn)題的部位范圍描述過(guò)于寬泛，對于問(wèn)題的形容沒(méi)有抓住關(guān)鍵、整改只有要求而沒(méi)有具體標準等，這樣不僅會(huì )讓人費解更有可能耽誤問(wèn)題的及時(shí)整改。
1.4 措辭不當，容易激發(fā)問(wèn)題矛盾
有的監理人員擺不正自己的心態(tài)，或者是因為施工單位的問(wèn)題而產(chǎn)生矛盾，如果將這些負面情緒投射到書(shū)寫(xiě)當中，如出現“態(tài)度不端、屢教不改、素質(zhì)不高”等不當措辭，很容易將小事變大、矛盾激化，所以一定要謹言慎行，用科學(xué)實(shí)事求是說(shuō)話(huà)。
1.5 行文不規范，讓人一言難盡
這些想必大家都碰到過(guò)，如有的手寫(xiě)版通知單寫(xiě)得歪歪扭扭、勾劃涂改、錯字別字等，有的打印版通知單標題大小、格式不統一、錯字病句等，不僅容易耽誤正事還影響了監理人員的良好形象，所以一定要注意改進(jìn)。
2 監理通知單的寫(xiě)作要求與注意事項
監理通知單應當做到內容準確、態(tài)度嚴肅、運轉合理、行文規范、不偏不倚。
（1）內容準確，有的放矢。使用原則性的話(huà)要得當、適度，切忌堆積；指出問(wèn)題要實(shí)事求是、有根有據，切忌故意隱瞞或隨意夸大；對于問(wèn)題的描述盡量要坐標化、精確化、數據化，讓施工單位明白具體的問(wèn)題所在和整改要求；對于非原則的問(wèn)題可以用模糊語(yǔ)來(lái)形容，但不要掩藏整改和解決問(wèn)題的主要意圖。
（2）態(tài)度嚴肅，直面問(wèn)題。通知單的作用是發(fā)現問(wèn)題、解決問(wèn)題，是對工程質(zhì)量安全負責的體現，所以在行文中一定要實(shí)事求是、敢于直面問(wèn)題；要準確依照標準規范和有關(guān)規定找出問(wèn)題、提出解決方案；要保持獨立自主，準確決策，切不可輕易受第三方的影響。
（3）運轉合理，管理科學(xué)。傳達類(lèi)通知單應在對施工方和現場(chǎng)情況進(jìn)行綜合、分析之后發(fā)出；約束類(lèi)通知單應在施工方相關(guān)行為發(fā)生過(guò)程中發(fā)出；糾偏類(lèi)通知單應在施工偏差發(fā)生后、隱蔽前或下一道工序開(kāi)始前發(fā)出。有的通知單雖已發(fā)出但種種原因接收方?jīng)]有簽收，如發(fā)生矛盾糾紛，則應以“簽收生效”的原則處理。但被施工方無(wú)理拒收的通知單則應以監理方送達時(shí)間為生效時(shí)間。安全隱患特別是重大安全隱患通知單，必須“發(fā)、簽”同步，避免先發(fā)文、再補簽的做法。
（4）書(shū)寫(xiě)規范，簡(jiǎn)明扼要。打印版行文一定要格式統一，如統一的標題、格式、字體等，并形成規范供所有監理人員學(xué)習使用；內容一定要言簡(jiǎn)意賅，不浮夸、不啰嗦，快速傳達準確信息；手寫(xiě)版通知單現在一般使用的較少，如果手寫(xiě)要先打好草稿，在正式書(shū)寫(xiě)時(shí)要字跡工整、整潔有序，或者在草稿紙上多寫(xiě)幾遍后正式謄寫(xiě)。
（5）不偏不倚，保持權威。要重視通知單的權威性，發(fā)文慎重、保持克制，如果芝麻大的小事就發(fā)文，時(shí)間長(cháng)了會(huì )造成對方的疲勞心態(tài)；要注重和諧關(guān)系的維護，行文以客觀(guān)陳述為主，避免情緒化。
